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会计档案盒整理是企业档案管理中非常重要的一步,企业档案管理者要整理会计档案就要学会如何使用会计档案盒仔细的把会计档案整理装入会计档案盒中按规定分类保存,下面小编详细为大家介绍一下如何使用整理会计档案盒。
1、 按“卷”整理。一册(本)为一卷,编制一个档号,档号构成:全宗号-目录号-案卷号。
2、 编页号:以有效内容的页面为一页。单面书写的文件材料在其右上角编写页号,双面书写的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角编写页号。
3、 填写会计档案盒的封面及盒脊
(1) 全宗名称:全宗名称相当于立档单位的名称,填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。
(2)案卷题名:由整理会计档案的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别。
(3)起止时间:填写形成本盒会计档案的起止年月日。
(4)卷数、张数:填写本盒内会计档案的总卷数和总张数。
(5)保管期限:按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。
(6)全宗号、目录号
(7)案卷号:填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号,在案卷起号和止号之间用“一”隔开。
(8)盒号:暂不填。
(9)填写会计档案盒盒脊项目。
4、录入电子文档管理系统
(1)点“档案著录”中的“案卷著录标引” → 点“添加”→ 档案类别“会计档案” →二级类目“财务报告类” →保管期限“永久” →年度“2018” →题名2018年决算报表” →文件开始时间→文件截止时间→件数(该卷盒内文件份数)→载体数量(最后一个页号)→点保存。
一般会计档案盒多按这种方法进行整理,当然有的比较特殊的也会有其特定的方法,只是对于特定的需要咨询专业人员。
以上便是平乡德文档案用品为大家介绍的关于会计档案盒的整理,希望对大家能有所帮助,如果大家有问题可以进行相关咨询。
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