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一般来讲,基层档案部门对于科技档案盒、档案袋的整理,大多要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。
下面主要为大家介绍的就是分类,分类方法有很多我们应该注意哪些问题才能更好的进行分类呢?
科技档案的分类主要是根据其内容性质和形成的特点,把一定范围的科技档案划分为不同的类别层次,从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。
1、 分类的主要要求我们应该注意以下几点:
(1)遵循同一原则,在一个单位内部或者一个专业系统,同一种科技档案的分类标准应该一致。
(2)遵循效用规则,即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点,追求分类的整体适用效果。也就是说,科技档案的分类,要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。
(3)遵循排他规则,同一级类目必须相互排斥而不能重合。
(4)编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件,在编制科技档案分类方案时,要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点,确定明确的分类标准和分类方法,设置科学、合理的类目体系,形成完成科技档案分类方案。
2、分类方法
基层档案部门对科技档案的分类,实际上在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类有很多,因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是比较多的,大体上,科技档案实体分类基本上是采用对象分类法和特征分类两种。
对象分类就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类,其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。
特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法,其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。
(1) 工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类,就是在本单位全部基建档案范围内,以工程项目为分类单元,划分科技档案的类别。
(2) 型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类,就是以各个型号的产品或设备为分类单元,划分科技档案的类别。
(3) 课题分类法。适用于对科研档案的分类,以各个独立的研究课题为分类单元,划分科技档案的类别。
(4) 专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。
(5) 地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。
(6) 时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。
以上为大家介绍的几种分类方法,在实际应用的时候应结合实际情况灵活运用。基本建设档案的分类,具体到不同单位和不同基建项目是不一样的,所以大家应该根据不同的项目选择合适的分类。
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